PROCEDIMIENTOS E INFORMACIÓN GENERAL PARA
LAS REUNIONES REGULARES DEL COMITÉ EN LA
AUTORIDAD DE TRANSPORTE RURAL DE PIKES PEAK

El propósito de estos Procedimientos es proporcionar una guía general para las reuniones regulares del comité de la Autoridad de Transporte Rural de Pikes Peak (RTA DE PIKES PEAK). Esto incluye las reuniones del Consejo de Administración y las reuniones del Comité Asesor Ciudadano (PPRTA-CAC). Los Procedimientos también se publican para proporcionar al público en general información sobre lo que puede esperar en las reuniones públicas de RTA de Pikes Peak. Todas las reuniones del comité de RTA DE PIKES PEAK están abiertas al público y a los medios de comunicación, excepto las Sesiones Ejecutivas Cerradas.

Estos Procedimientos son generales, es decir, cubren los procedimientos para todos los comités de RTA DE PIKES PEAK. Esto significa que los procedimientos reales para cada comité pueden variar en ocasiones, pero en general seguirán estos Procedimientos. Cualquier duda sobre procedimientos parlamentarios se resolverá de acuerdo con la última revisión de Robert’s Rules of Order, excepto cuando sean incompatibles con los Estatutos de cada comité. Estos Procedimientos cubren los siguientes temas:

1. Notificación y calendario de reuniones del comité
2. Agendas
3. Orden del día en las reuniones regulares del comité de RTA DE PIKES PEAK
4. Procedimientos generales para la presentación de temas informativos en las reuniones regulares del comité
5. Procedimientos generales para la presentación de temas de acción en las reuniones regulares del comité
6. Requisitos de quórum de los comités de RTA DE PIKES PEAK
7. Sesión Ejecutiva Cerrada

1. NOTIFICACIÓN Y CALENDARIO DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ. Todas las reuniones regulares del Consejo de Administración de RTA DE PIKES PEAK se publican con no menos de siete (7) días hábiles de anticipación al horario de la reunión. Las reuniones del Comité Asesor Ciudadano se publican con 5 días de anticipación a la hora de su reunión. La notificación se coloca en nuestro tablero de anuncios públicos, ubicado en el vestíbulo de nuestro edificio en 15 S. 7th St., Colorado Springs, CO 80905. Los avisos de las reuniones también se encuentran en el sitio web de RTA DE PIKES PEAK: www.PikesPeakRTA.com. Las reuniones regulares del Consejo y los comités de RTA DE PIKES PEAK siguen un calendario predecible, como se muestra a continuación:

Consejo de Administración: 1:30 p.m. el segundo miércoles de cada mes

Comité Asesor de Ciudadanos: 1:30 p.m. el primer miércoles de cada mes

Estas son las reuniones regulares del comité de RTA DE PIKES PEAK. Ocasionalmente, estas reuniones cambian de fecha y hora del calendario mencionado anteriormente. Además, RTA DE PIKES PEAK organiza otras reuniones públicas con fines específicos, como reuniones extraordinarias. Estas reuniones públicas irregulares o excepcionales también se publican con antelación en nuestro Tablero de Anuncios y en nuestro sitio web, a través de correos masivos, y ocasionalmente, en otros tableros de anuncios en toda la región, en bibliotecas públicas, etc.

2. AGENDAS. RTA DE PIKES PEAK prepara una agenda para cada reunión regular del comité y la publica con no menos de siete (7) días hábiles de anticipación a la reunión del Consejo. Cinco (5) días hábiles para las reuniones del Comité Asesor Ciudadano. La agenda se puede encontrar en su Tablero de Anuncios y en el sitio web, www.PikesPeakRTA.com. Las agendas también están disponibles para los miembros del público en las reuniones.

3. ORDEN DEL DÍA EN LAS REUNIONES REGULARES DEL COMITÉ DE RTA DE PIKES PEAK.

1. Llamada al orden/Presentaciones. El Presidente dará inicio a la reunión puntualmente a la hora asignada y pedirá a los presentes (miembros del comité y del público) que se presenten. El personal también circulará hojas de inscripción para los miembros del comité y del público.
2. Aprobación de la Agenda. Se pedirá a los miembros del comité que aprueben la agenda. Los miembros del comité pueden solicitar un cambio en el orden de los puntos; los miembros presentes deben aprobar estos cambios.
3. Comentarios del público (para puntos que no están en la agenda). Esta es una oportunidad para que los ciudadanos de nuestra región planteen temas y comenten sobre asuntos relevantes para la misión de RTA DE PIKES PEAK que no están en la agenda. Los miembros del comité pueden responder a los comentarios del público, pero no es necesario. Se puede pedir a los ciudadanos que utilicen una hoja de inscripción para proporcionar sus nombres, dirección y el tema sobre el que desean hablar (si se usa, la hoja de inscripción se recogerá al comienzo de la reunión y será utilizada por el Presidente para solicitar comentarios específicos del público). La parte de Comentarios del público de la agenda generalmente está limitada a un total de sesenta (60) minutos. El Presidente del Comité también puede, a su discreción, preguntar a otros que no hayan utilizado la hoja de inscripción si desean hablar. Se solicita a los ciudadanos que no repitan los comentarios de otros ciudadanos que les precedieron. Si los ciudadanos comienzan a comentar sobre puntos de la agenda, el Presidente del Comité puede interrumpir al individuo y declararlo fuera de orden.
4. Aprobación de las actas de reuniones anteriores. Se pedirá a los miembros del comité que aprueben las actas de reuniones anteriores.
5. Puntos de negocios pendientes. Si los puntos que requieren acción por parte del Comité fueron pospuestos en reuniones anteriores, estos puntos se tratarán antes que los puntos nuevos.
6. Puntos de nuevos negocios. Estos son todos los puntos nuevos que el Comité debe considerar, e incluyen “puntos informativos” y “puntos de acción”. El propósito de los puntos informativos es proporcionar información a los miembros del Comité, y generalmente no se invita al público a comentar. El propósito de los puntos de acción es que el comité tome decisiones; en general, se invitará al público a comentar sobre los puntos de acción.
7. Otros puntos de la agenda. Dependiendo del comité, se pueden incluir otros puntos en la agenda, como Informes, Informes de miembros, Anuncios de miembros, Próxima reunión, etc.
8. Las reuniones del comité deben clausurarse por mayoría de votos de los miembros presentes.

4. PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA PRESENTAR PUNTOS INFORMATIVOS EN LAS REUNIONES REGULARES DEL COMITÉ DE RTA DE PIKES PEAK.

Los puntos informativos en la agenda son para la educación general de los miembros del Comité. No se solicita a los miembros del Comité que tomen ninguna acción de aprobación para estos puntos. En general, no se invitará al público a proporcionar su opinión, con la excepción del punto C a continuación.

1. El personal dará un resumen del punto. En algunos casos, el personal de RTA DE PIKES PEAK solicitará a personas adicionales que participen en la presentación, incluidos consultores.
2. Los miembros del Comité pueden hacer preguntas al miembro del personal que realiza la presentación. Estas pueden ser preguntas de aclaración, evidencia, procedimiento, etc.
3. Los miembros del Comité pueden discutir el asunto y también pueden desear preguntar a las personas en la audiencia sobre información relacionada con el tema.

5. PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA PRESENTAR PUNTOS DE ACCIÓN EN LAS REUNIONES REGULARES DEL COMITÉ DE RTA DE PIKES PEAK.

1. El personal de RTA DE PIKES PEAK y/o un representante del CAC darán un resumen del punto. En algunos casos, el personal pedirá a personas adicionales que participen en la presentación, incluidos consultores. Los miembros del personal de RTA DE PIKES PEAK informarán sobre cualquier recomendación de otros comités de RTA DE PIKES PEAK respecto al punto, y pueden hacer recomendaciones independientes ellos mismos.
2. Los miembros del Comité pueden hacer preguntas al miembro del personal que realiza la presentación. Estas pueden ser preguntas de aclaración, evidencia, procedimiento, etc.
3. El Presidente invitará a los miembros del público a comentar sobre el punto (a menos que se haya realizado una audiencia pública sobre el punto en la misma reunión del comité). El propósito de esto es permitir que los ciudadanos de nuestra región expresen su(s) opinión(es) sobre los puntos de acción que se están discutiendo. Los miembros del comité pueden responder a los comentarios del público, pero no es necesario. Se puede pedir a los ciudadanos que utilicen una hoja de inscripción para proporcionar sus nombres, dirección y el tema sobre el que desean hablar (si se utiliza, la hoja de inscripción se recogerá al comienzo de la reunión y será utilizada por el Presidente para solicitar comentarios específicos del público). El Presidente del Comité puede, a su discreción, preguntar a otros que no hayan utilizado la hoja de inscripción si también desean hablar. También se solicita a los ciudadanos que no dupliquen los comentarios de otros ciudadanos que les precedieron. Los ciudadanos que no sigan estos procedimientos pueden ser interrumpidos por el Presidente y declarados fuera de orden.
4. Una vez cerrado el período de comentarios del público, el punto regresará a los miembros del Comité para discusión. Los miembros del Comité también pueden preguntar a los miembros del personal, ciudadanos o representantes de agencias en la audiencia para aclarar puntos o hacer preguntas adicionales.
5. Cuando la discusión del comité haya terminado, el Presidente puede solicitar una moción. Las mociones generalmente tomarán la forma de aprobar, no aprobar, enmendar, posponer, etc., la acción solicitada, pero también pueden incluir variaciones. Uno de los miembros votantes hará una moción, y un miembro votante diferente apoyará la moción. Los miembros pueden tener una discusión sobre los méritos de la moción. La votación será realizada y reportada por el Presidente. Se requiere una mayoría de los miembros presentes para que una moción sea aprobada. Los votos empatados no constituyen una mayoría.
6. Si el Comité decide posponer la acción solicitada, el Presidente anunciará la fecha para la discusión continua al público.

6. REQUISITOS DE QUÓRUM. Se requiere un quórum antes de que los comités de RTA DE PIKES PEAK puedan realizar negocios. En ausencia de quórum, las únicas acciones que se pueden tomar son recesar, tomar medidas para obtener un quórum o clausurar. Cualquier otro negocio llevado a cabo sin un quórum es nulo y sin efecto. Los números requeridos para un quórum varían según los diferentes comités de RTA DE PIKES PEAK. A continuación se presentan los requisitos de quórum para los comités de RTA DE PIKES PEAK.

1. Consejo de Administración: La mayoría del Consejo de Administración constituirá un quórum. Un quórum está formado por la mayoría de los ocho (8) directores designados, lo que equivale a cinco (5) directores. No se tomará ninguna acción oficial por parte de la Junta de PPRTA a menos que un quórum esté presente en una reunión. Cualquier acción tomada por la Junta de PPRTA deberá ser aprobada por una simple mayoría de los Directores presentes y votando, excepto en lo que se disponga de otra manera en este procedimiento. Ningún Director designado por el Gobernador del Estado de Colorado será contado para los requisitos de quórum y no votará sobre ninguna acción.
2. Comité Asesor de Ciudadanos (CAC): Hay quince (15) miembros votantes en el CAC. Ocho (8) individuos (una simple mayoría) de la membresía votante constituyen un quórum.

7. SESIÓN EJECUTIVA CERRADA. La Junta de Directores puede decidir entrar en Sesión Ejecutiva Cerrada. La ley de Reuniones Abiertas de Colorado establece que las Sesiones Ejecutivas Cerradas pueden ser iniciadas por un voto afirmativo de dos tercios del quórum presente. La moción para entrar en la Sesión Ejecutiva deberá indicar el(los) motivo(s). Uno o más de los siguientes asuntos pueden ser discutidos en sesión ejecutiva cerrada:

• Transacciones de bienes reales, personales u otros.
• Asesoría legal específica de un abogado.
• Asuntos que deben mantenerse confidenciales por ley federal o estatal.
• Detalles especializados de arreglos de seguridad o investigaciones.
• Ciertos asuntos que involucran negociaciones o negociadores.
• Asuntos de personal (a menos que el empleado que es objeto de la reunión solicite que la reunión sea abierta).
• Documentos protegidos por las disposiciones de no divulgación obligatorias de la ley de registros abiertos.