14. Februar 2005
(Überprüfung der Revision: 11. Januar 2006)
(Überprüfung der Revision: 8. November 2006)
(Überprüfung der Revision: 9. Mai 2007)
(Überprüfung der Revision: 12. Dezember 2007)
(Überprüfung der Revision: 14. Januar 2009)
(Überprüfung der Revision: 9. Dezember 2009)
(Überprüfung der Revision: 8. September 2010)
(Überprüfung der Revision: 13. März 2013)
(Überprüfung der Revision: 11. Juni 2014)
(Überprüfung der Revision: 11. Februar 2015)

Mission des Bürgerberatungsausschusses der Pikes Peak ländliche Verkehrsbehörde (PPRTA-CAC)

Das Hauptziel des Bürgerberatungsausschusses der Pikes Peak ländliche Verkehrsbehörde (PPRTA-CAC) ist es sicherzustellen, dass die in der Wahl vom 2. November 2004 von den Wählern genehmigten Investitions-, Instandhaltungs- und öffentlichen Verkehrsprojekte und -programme mit den Mitteln der PPRTA umgesetzt werden. Dieser Ausschuss berichtet direkt an den PPRTA-Verwaltungsrat.

Darüber hinaus besteht die Absicht des PPRTA-Verwaltungsrats bei der Gründung des CAC darin, sicherzustellen, dass die Bürger als Partner des PPRTA-Verwaltungsrats einbezogen werden, um die Ausgaben der Mittel für Investitions-, Instandhaltungs- und öffentliche Verkehrsprojekte und -programme in den vier lokalen Regierungsgebieten, die die PPRTA ausmachen, zu überwachen.

Das PPRTA-CAC wird die vorläufigen Budgets prüfen, die von der PPRTA und den lokalen Verwaltungsmitarbeitern erstellt wurden, um Empfehlungen an den PPRTA-Verwaltungsrat zu geben. Weiterhin wird das PPRTA-CAC die Haushaltspläne der lokalen Regierungen prüfen, wie sie den spezifischen PPRTA-Mitgliedsregierungen vorgelegt werden, um sicherzustellen, dass die Mittel der PPRTA nicht verwendet werden, um die Finanzierung des bestehenden Verkehrssystems der Stadt Colorado Springs zu ersetzen oder zu reduzieren, oder um die Finanzierung von Instandhaltungsaktivitäten durch die Mitgliedsregierungen zu ersetzen oder zu reduzieren.

Öffentliche Sitzung

Alle Sitzungen des Ausschusses sind öffentlich zugänglich. Bürger sind zu den Sitzungen willkommen und können ihre Meinung zu den durch die Tagesordnung festgelegten Zeiten oder nach Anerkennung durch den Vorsitzenden äußern.

Beschlussfähigkeit

Ein Quorum besteht aus neun (9) Mitgliedern.

Geschäftsordnung nach Robert’s Rules

Der Ausschuss verwendet die „Robert’s Rules of Order“ als Grundlage zur Regelung des Ablaufs seiner Sitzungen.

Regelmäßige und Sondertreffen

1. Regelmäßige Sitzungen des Ausschusses finden monatlich oder nach Bedarf statt. Die Bekanntmachung solcher Sitzungen und alle verfügbaren Sitzungsunterlagen werden mindestens sieben (7) Werktage vor der Sitzung veröffentlicht und mindestens vier (4) Kalendertage vor der Sitzung an jedes Ausschussmitglied versendet.
2. Sondertreffen des Ausschusses können nach Ermessen des Vorsitzenden in Absprache mit dem Personal der Pikes Peak ländlichen Verkehrsbehörde oder durch schriftliche Petition von drei (3) Ausschussmitgliedern einberufen werden, die dem Vorsitzenden mit einer Kopie an das Personal der Pikes Peak ländlichen Verkehrsbehörde per Post oder persönlich übergeben wird. Die Ausschussmitglieder werden per Post, E-Mail, persönlich oder telefonisch über solche Sondertreffen informiert, und die Benachrichtigung muss die Art und den Umfang aller bei dieser Sitzung zu behandelnden Angelegenheiten mindestens 72 Stunden vor dem festgelegten Zeitpunkt der Sitzung angeben. Die Ankündigung eines solchen Sondertreffens erfolgt ebenfalls mindestens 72 Stunden vor der Sitzung.

Ausschussmitgliedschaft

Der Verwaltungsrat der Pikes Peak ländlichen Verkehrsbehörde stimmte zu, dass der Bürgerberatungsausschuss aus folgenden Mitgliedern bestehen soll:

• Drei (3) Mitglieder des Bürgerverkehrsberatungsausschusses (CTAB) der Stadt Colorado Springs, die für gestaffelte Amtszeiten von drei Jahren ernannt werden;
• Drei (3) Mitglieder der Straßenberatungskommission (HAC) des Landkreises El Paso, die für gestaffelte Amtszeiten von drei Jahren ernannt werden;
• Zwei (2) Mitglieder, die von der Stadt Manitou Springs für gestaffelte Amtszeiten von drei Jahren ernannt werden;
• Zwei (2) Mitglieder, die von der Stadt Green Mountain Falls für gestaffelte Amtszeiten von drei Jahren ernannt werden;
• Zwei (2) Mitglieder, die von der Stadt Ramah für gestaffelte Amtszeiten von drei Jahren ernannt werden;
• Fünf (5) Mitglieder, die vom Verwaltungsrat der PPRTA „als Ganzes“ für gestaffelte Amtszeiten von drei Jahren ernannt werden, und
• Vier (4) Ersatzmitglieder, die „als Ganzes“ vom Verwaltungsrat der PPRTA für eine Amtszeit von zwei Jahren ernannt werden. Die Ersatzmitglieder können an den Sitzungen des PPRTA-Bürgerberatungsausschusses als reguläre Mitglieder teilnehmen und abwesende Mitglieder vertreten.

Ausschussmitglieder „als Ganzes“ und Ersatzmitglieder „als Ganzes“ können nach Ermessen des Verwaltungsrats der PPRTA bis zu zwei aufeinanderfolgende Amtszeiten absolvieren. Für alle anderen Ausschussmitglieder gibt es keine Amtszeitbeschränkung.

Der Bürgerberatungsausschuss der Pikes Peak RTA (CAC) verfügt über 17 reguläre stimmberechtigte Sitze. Es gibt vier Ersatzmitglieder „als Ganzes“, die für den Fall ernannt werden, dass Sitze der 17 regulären Mitglieder frei werden. Sollte es mehr Ersatzmitglieder „als Ganzes“ geben, die an einer CAC-Sitzung teilnehmen, als reguläre Sitze frei sind, wird der Vorsitzende des CAC eine monatliche Rotationsliste der Ersatzmitglieder verwenden, um zu bestimmen, welches Ersatzmitglied den stimmberechtigten Sitz(e) einnehmen soll.

Auswahl der Ausschussmitglieder

• Die Mitgliedregierungen der PPRTA werden ihre Mitglieder für den PPRTA-Bürgerberatungsausschuss (CAC) gemäß ihren lokal genehmigten Prozessen und Verfahren ernennen. Dieser Auswahlprozess für Mitglieder des PPRTA-CAC gilt sowohl für den Bürgerverkehrsberatungsausschuss der Stadt Colorado Springs als auch für die Straßenberatungskommission des Landkreises El Paso.
• Der Verwaltungsrat der PPRTA wird die offenen Stellen für die fünf Mitglieder „als Ganzes“ und die vier Ersatzmitglieder „als Ganzes“ ausschreiben.
• Interessierte Einwohner der Mitgliedregierungen der PPRTA können ein Interessebekundungsschreiben an das Büro des Sekretärs des PPRTA-Vorstands einreichen, um für eine Mitgliedschaft beim PPRTA-Vorstand in Betracht gezogen zu werden.
• Mitarbeiter der Mitgliedregierungen der PPRTA und Einwohner, die nicht im Gebiet der PPRTA wohnen, sind nicht für Ernennungen berechtigt, dürfen jedoch an den Sitzungen des PPRTA-Vorstands und des CAC teilnehmen.

Amtszeiten

Die Mitgliedschaft hat eine Dauer von 3 Kalenderjahren. Um jedoch gestaffelte Amtszeiten zu schaffen, gibt es Ausnahmen für 2005:

• Für 2005 werden die sechs Positionen, die von Mitgliedern des bestehenden Bürgerverkehrsberatungsausschusses der Stadt Colorado Springs und der Straßenberatungskommission des Landkreises El Paso besetzt werden, für ein-, zwei- und dreijährige Ernennungen vergeben.
• Für 2005 werden die Vertreter der Stadt Green Mountain Falls und der Stadt Manitou Springs für zwei- und dreijährige Ernennungen bestimmt.
• Für 2005 werden die fünf regulären Mitglieder „als Ganzes“ für drei: einjährige, ein: zweijährige und ein: dreijährige Ernennungen vergeben.
• Für 2005 werden die ursprünglichen zwei Ersatzmitglieder „als Ganzes“ für zweijährige Ernennungen bestimmt.

Nach Ablauf einer Amtszeit kann ein Mitglied „als Ganzes“ beim PPRTA-Vorstand um Wiederernennung bitten, es sei denn, dass kein Mitglied „als Ganzes“ mehr als zwei aufeinanderfolgende Amtszeiten dienen darf. Nach Ablauf der Amtszeit eines Mitglieds, das von einer bestimmten Mitgliedseinheit ernannt wurde, kann dieses Mitglied bei seinem jeweiligen Entscheidungsträger um Wiederernennung zum PPRTA-Bürgerberatungsausschuss bitten.

Zwischenzeitliche Vakanzen

Mitglieder können jederzeit zurücktreten, werden jedoch ermutigt, dies schriftlich an den Vorsitzenden mit einer Kopie an den Vorstandsekretär zu tun. Vakanzen, die während der Amtszeit auftreten, werden durch Ernennung des PPRTA-Vorstands ausgefüllt. Der PPRTA-Vorstand kann nach eigenem Ermessen die Stelle erneut ausschreiben oder einen Ersatz aus den zuletzt erhaltenen Interessenbekundungen auswählen, um vakante Sitze zu besetzen. Zwischenzeitlich ernannte Mitglieder vervollständigen den Rest der vakant gewordenen Amtszeiten und müssen sich erneut bewerben, wenn sie an den nachfolgenden Amtszeiten interessiert sind. Ein Mitglied, das ausgewählt wird, um eine nicht abgelaufene Amtszeit von mindestens der Hälfte der Amtszeit zu besetzen, wird als vollamtliches Mitglied betrachtet.

Entfernung von Mitgliedern

Auf Antrag von zwei Dritteln der Mitglieder kann ein Mitglied dem PPRTA-Vorstand zur Entfernung und Nachbesetzung empfohlen werden. Die Mitgliedregierungen der PPRTA können ihre Mitglieder im PPRTA-CAC gemäß ihren lokal genehmigten Prozessen und Verfahren abberufen.

Interessenkonflikt

Abschnitt 1. Bekanntgabe des Konflikts

Wann immer ein Ausschussmitglied Grund zu der Annahme hat, dass eine zu behandelnde Angelegenheit einen Interessenkonflikt für ihn/sie darstellen würde, muss er/sie den Interessenkonflikt bekanntgeben und um eine Entscheidung des Ausschusses über die Abstimmung zu dieser Angelegenheit bitten. Falls der Ausschuss rechtlichen Rat für eine Entscheidung benötigt, wird das PPRTA-Personal den Zugang zum PPRTA-Anwalt erleichtern.

Abschnitt 2. Enthaltung von der Abstimmung

Kein Ausschussmitglied darf über eine Angelegenheit abstimmen, die einen Interessenkonflikt darstellen würde.

Verantwortlichkeiten des Bürgerberatungsausschusses der Pikes Peak ländlichen Verkehrsbehörde

Der PPRTA-CAC ist verantwortlich für:

• Die Überprüfung und Abgabe von Empfehlungen an den PPRTA-Verwaltungsrat zu wesentlichen Änderungen der Projekt- oder Programmhaushalte, größeren Anpassungen bei der Mittelzuweisung zwischen Projekten oder Programmen oder jeglichen wesentlichen Änderungen im Umfang von Projekten oder Programmen.
• Die monatliche Sitzung oder nach Bedarf zur Überprüfung des Status von Investitionsprojekten und zur Überwachung des Fortschritts der operationellen Komponenten, die aus der Umsatzsteuer der Pikes Peak ländlichen Verkehrsbehörde finanziert werden.
• Die Überprüfung der vorläufigen Haushalte, die von PPRTA und den Mitarbeitern der lokalen Regierung erstellt wurden, um Empfehlungen an den PPRTA-Verwaltungsrat abzugeben.
• Die Überprüfung der Haushalte der lokalen Regierungen, wie sie den spezifischen Mitgliedsregierungen der PPRTA vorgelegt werden, um sicherzustellen, dass die Mittel der PPRTA nicht verwendet werden, um die Finanzierung des bestehenden Nahverkehrssystems der Stadt Colorado Springs zu ersetzen oder zu reduzieren, oder um die Finanzierung von Wartungsaktivitäten durch irgendeine Mitgliedsregierung zu ersetzen oder zu reduzieren.
• Die Vorlage eines formellen Berichts an den PPRTA-Verwaltungsrat im Rahmen des formellen jährlichen Haushaltsprozesses.
• Die Überprüfung des 10-Jahres-Investitionsprogramms der PPRTA, um sicherzustellen, dass die jährlichen Zuweisungen mit den übergeordneten Zielen des Programms übereinstimmen.
• Die Beratung des PPRTA-Verwaltungspersonals und des PPRTA-Verwaltungsrates, wenn dies notwendig ist, zu Bedenken und Empfehlungen im Zusammenhang mit der Umsetzung der PPRTA-Projekte und -Programme. Der Ausschuss handelt lediglich in beratender Funktion und hat keine Befugnis, das PPRTA-Verwaltungspersonal zu leiten.
• Die Vertretung des Ausschusses bei den Grundsteinlegungen von Projekten, den Programmstartveranstaltungen und den Eröffnungszeremonien von Einrichtungen.

Der PPRTA-CAC ist verantwortlich für die Festlegung von:

• Dem gewählten Vorsitzenden und dem stellvertretenden Vorsitzenden zur Erleichterung der Sitzungen, zur Koordinierung der formalen Korrespondenz und zur öffentlichen Vertretung des Ausschusses. Der Bürgerberatungsausschuss der PPRTA wählt seinen Vorsitzenden, den ersten stellvertretenden Vorsitzenden und den zweiten stellvertretenden Vorsitzenden für einjährige Amtszeiten bei der ersten Sitzung jedes Kalenderjahres. In Abwesenheit des Vorsitzenden oder im Falle seiner/ihrer Handlungsunfähigkeit oder wenn das Amt vakant ist, übernimmt der erste stellvertretende Vorsitzende alle Aufgaben des Vorsitzenden und hat in dieser Funktion alle Befugnisse und unterliegt allen Beschränkungen des Vorsitzenden. Ebenso übernimmt in der Abwesenheit sowohl des Vorsitzenden als auch des ersten stellvertretenden Vorsitzenden der zweite stellvertretende Vorsitzende die Aufgaben und hat die Befugnisse des Vorsitzenden.
• Verfahrensrichtlinien für die Durchführung der vierteljährlichen Sitzungen.
• Die Mittel, durch die den Bürgern die Möglichkeit gegeben wird, Rückmeldungen zu geben und an den Sitzungen teilzunehmen.
• Die Entwicklung von Kriterien zur Empfehlung der Abberufung eines Mitglieds. Diese Kriterien sind die Abwesenheit, so dass, wenn ein Mitglied bei drei aufeinander folgenden Treffen oder vier Mal in einem Zeitraum von zwölf Monaten unentschuldigt abwesend war, der Vorsitzende veranlassen wird, dass durch das PPRTA-Personal ein Brief an dieses Mitglied an seine/ihre Adresse gesendet wird, in dem es darüber informiert wird, dass eine weitere Abwesenheit dazu führen wird, dass seine/ihre Mitgliedschaft auf mögliche Beendigung überprüft wird. Eine weitere unentschuldigte Abwesenheit führt dazu, dass der Vorsitzende, durch das PPRTA-Personal, den Verwaltungsrat über eine mögliche Beendigung informiert. Entschuldigte Abwesenheiten umfassen solche Umstände wie persönliche oder familiäre Krankheit, Todesfälle in der Familie, rechtzeitige Benachrichtigung über geschäftliche Reisen oder Meetings, rechtzeitige Benachrichtigung über Konflikte mit Ausschusssitzungen oder anderen Meeting-Konflikten, die nicht im Einflussbereich des CAC-Mitglieds liegen, sowie rechtzeitige Benachrichtigung über eine geplante Familienferienreise. Diese Umstände werden sich nicht negativ auf die Abwesenheitsbilanz eines CAC-Mitglieds auswirken, wie oben angegeben. Das CAC-Mitglied wird den CAC-Vorsitzenden im Voraus über die entsprechende Sitzung informieren, wenn möglich, um die Notwendigkeit der entschuldigten Abwesenheit mitzuteilen, kann jedoch auch vom Vorsitzenden nach der Sitzung mit angemessener Benachrichtigung und Erklärung eine entschuldigte Abwesenheit gewährt werden. In Abwesenheit einer solchen oben genannten Benachrichtigung gilt die Abwesenheit als unentschuldigt und zählt gegen die Anwesenheitsbilanz des CAC-Mitglieds.

Das PPRTA-Verwaltungspersonal ist verantwortlich für die Bereitstellung von:

• Vierteljährlichen Fortschrittsberichten über die PPRTA-Investitionsprojekte, Wartungsprojekte, Dienstleistungen im öffentlichen Verkehr sowie andere von der PPRTA finanzierte Aktivitäten.
• Unterstützung des Verwaltungspersonals für die CAC-Sitzungen und Gewährleistung der öffentlichen Benachrichtigung in Übereinstimmung mit den Gesetzen der Colorado Rural Transportation Authority.
• Kopien des genehmigten PPRTA-Haushalts und des Statusberichts bezüglich des genehmigten 10-Jahres-PPRTA-Investitionsprogramms.

Änderung der Satzung

In einer ordnungsgemäß einberufenen Sitzung des Ausschusses kann der Beschluss gefasst werden, diese Satzung zu ändern, zu ergänzen oder aufzuheben und neue Satzungen anzunehmen. Eine affirmative Stimmenmehrheit der anwesenden Ausschussmitglieder in einer ordnungsgemäß einberufenen Sitzung mit Beschlussfähigkeit ist erforderlich, um eine positive Empfehlung an den Vorstand zu genehmigen. Die Empfehlung des Ausschusses zur Änderung dieser Satzung bedarf anschließend der Genehmigung durch den Verwaltungsrat der PPRTA.

Der Verwaltungsrat der PPRTA kann von Zeit zu Zeit diese Satzung oder seine Richtlinien ändern, was Änderungen in der Satzung dieses Ausschusses erforderlich machen kann. Sollte ein solcher Fall eintreten, wird der Vorsitzende der PPRTA den Vorsitzenden des Ausschusses benachrichtigen oder veranlassen, dass dieser benachrichtigt wird, der dann den gesamten Ausschuss über diese Änderungen informiert.