GEÄNDERTE UND NEUFASSUNGEN DER REGELN ZU ANFRAGEN AUF EINSICHTNAHME IN ÖFFENTLICHE AUFZEICHNUNGEN
GEMÄSS
DEM COLORADO OPEN RECORDS ACT, ABSCHNITTE 24-72-200.1 ff., C.R.S.

Recherche- und Wiederbeschaffungsgebühr ab dem 1. Juli 2024 gemäß Abschnitt 24-72-205(6), C.R.S.: 41,37 $

WOHER, die Pikes Peak ländliche Verkehrsbehörde („PPRTA“) eine politische Unterabteilung und Körperschaft des Bundesstaates Colorado ist, die gemäß dem Regional Transportation Authority Act, Teil 6 von Artikel 4 der Titel 43, C.R.S., nach Genehmigung durch die registrierten Wähler der PPRTA und der Ausstellung eines Zertifikats durch den Direktor der Abteilung für lokale Regierung im Ministerium für lokale Angelegenheiten organisiert wurde; und

WOHER, die PPRTA eine politische Unterabteilung im Sinne des Colorado Open Records Act, Abschnitte 24-72-200.1 ff., C.R.S., in der jeweils geltenden Fassung („CORA“), wie in Abschnitt 24-72-202(5), C.R.S., definiert ist und somit CORA unterliegt; und

WOHER, die PPRTA einen „Offiziellen Verwahrer“ („Official Custodian“) benannt hat, wie dieser Begriff in Abschnitt 24-72-202(2), C.R.S., definiert ist, der für die Wartung, Pflege und Aufbewahrung der öffentlichen Aufzeichnungen der PPRTA verantwortlich ist, unabhängig davon, ob sich die Aufzeichnungen tatsächlich in seinem oder ihrem persönlichen Besitz und unter seiner oder ihrer Kontrolle befinden; und

WOHER, gemäß Abschnitt 24-72-203(1)(a), C.R.S., der Offizielle Verwahrer solche Regeln in Bezug auf die Einsichtnahme in öffentliche Aufzeichnungen aufstellen kann, die vernünftigerweise zum Schutz solcher Aufzeichnungen und zur Vermeidung unnötiger Beeinträchtigungen der regelmäßigen Erfüllung der Aufgaben des Verwahrers (wie in CORA definiert) und seines oder ihres Büros erforderlich sind; und

WOHER, der Offizielle Verwahrer es für notwendig und im besten Interesse der PPRTA hält, bestimmte Regeln bezüglich der Einsichtnahme in ihre öffentlichen Aufzeichnungen zu erlassen.

DAHER ERLÄSST UND VERABSCHIEDET DER OFFIZIELLE VERWALTER DIE FOLGENDEN REGELN IN BEZUG AUF DIE EINSICHTNAHME IN DIE ÖFFENTLICHEN AUFZEICHNUNGEN DER PIKES PEAK LÄNDLICHE VERKEHRSBEHÖRDE:

1. Einsichtnahme in öffentliche Aufzeichnungen. Alle „öffentlichen Aufzeichnungen“ der Pikes Peak ländliche Verkehrsbehörde (PPRTA), wie dieser Begriff in Abschnitt 24-72-202(6), C.R.S., definiert ist, stehen jeder Person zu angemessenen Zeiten gemäß CORA zur öffentlichen Einsichtnahme zur Verfügung, sofern nicht anders in CORA oder durch andere gesetzliche Bestimmungen vorgesehen. Alle Anfragen zur Einsichtnahme in öffentliche Aufzeichnungen müssen schriftlich erfolgen und an den offiziellen Verwalter oder dessen Beauftragten übermittelt werden. Nach Erhalt eines schriftlichen Antrags auf Einsichtnahme in öffentliche Aufzeichnungen legt der offizielle Verwalter oder dessen Beauftragter ein Datum und eine Uhrzeit fest, zu der die angeforderten öffentlichen Aufzeichnungen zur Einsichtnahme bereitgestellt werden. Dieses Datum und diese Uhrzeit müssen zwischen 8:00 Uhr und 17:00 Uhr (Mountain Standard Time) innerhalb von drei (3) Arbeitstagen oder weniger ab dem Datum der Anforderung liegen, es sei denn, es liegen außergewöhnliche Umstände gemäß Abschnitt 24-72-203(3)(b), C.R.S., vor. Der Tag des Antragseingangs, Wochenenden und gesetzlich anerkannte Feiertage zählen nicht als Arbeitstage zur Berechnung des für die Einsichtnahme festgelegten Datums. Eine Änderung eines Antrags auf Einsichtnahme in öffentliche Aufzeichnungen gilt als neuer Antrag.
2. Benachrichtigung über die Einsichtnahme in öffentliche Aufzeichnungen, die nicht unter der Kontrolle des offiziellen Verwalters stehen. Falls die angeforderten öffentlichen Aufzeichnungen sich nicht im Besitz oder unter der Kontrolle des offiziellen Verwalters befinden, muss der offizielle Verwalter oder dessen Beauftragter die anfragende Person darüber informieren, dass die betreffenden Aufzeichnungen nicht im Besitz oder unter der Kontrolle des offiziellen Verwalters stehen. Die Benachrichtigung muss nach bestem Wissen und Gewissen des offiziellen Verwalters detailliert den Grund für das Fehlen der Aufzeichnungen, den Standort der Aufzeichnungen und die Person, die diese besitzt oder kontrolliert, angeben.
3. Benachrichtigung über die Einsichtnahme in öffentliche Aufzeichnungen, die in Gebrauch oder anderweitig nicht verfügbar sind. Falls die angeforderten öffentlichen Aufzeichnungen derzeit aktiv genutzt, eingelagert oder zum Zeitpunkt der Anfrage anderweitig nicht unmittelbar verfügbar sind, muss der offizielle Verwalter oder dessen Beauftragter die anfragende Person über den Status der öffentlichen Aufzeichnungen informieren. Diese Benachrichtigung muss auf Wunsch der anfragenden Person schriftlich erfolgen.
4. Kopien öffentlicher Aufzeichnungen. Innerhalb des in Abschnitt 24-72-203(3), C.R.S., festgelegten Zeitraums muss der offizielle Verwalter oder dessen Beauftragter die Person, die eine Kopie der öffentlichen Aufzeichnungen angefordert hat, darüber informieren, dass eine Kopie der Aufzeichnungen verfügbar ist. Diese wird jedoch erst versandt, sobald der offizielle Verwalter entweder die Zahlung erhalten hat oder eine Vereinbarung über den Zahlungseingang für alle mit der Übermittlung der Aufzeichnungen verbundenen Kosten sowie für alle anderen gesetzlich zulässigen Gebühren getroffen wurde, unabhängig davon, ob diese hierin ausdrücklich aufgeführt sind, es sei denn, der offizielle Verwalter hat auf die Erhebung aller oder eines Teils dieser Kosten oder Gebühren verzichtet. Nach Erhalt dieser Zahlung muss der offizielle Verwalter oder dessen Beauftragter eine Kopie der öffentlichen Aufzeichnungen so bald wie möglich, jedoch spätestens innerhalb von drei (3) Werktagen nach Zahlungseingang oder Vereinbarung über den Zahlungseingang, an die anfragende Person versenden.
5. Gebühren für Kopien öffentlicher Aufzeichnungen. Der offizielle Verwalter oder dessen Beauftragter stellt gegen eine hier festgelegte Gebühr eine Kopie, einen Ausdruck oder ein Foto der angeforderten öffentlichen Aufzeichnungen der PPRTA zur Verfügung. Die Gebühr beträgt fünfundzwanzig Cent (0,25 $) pro Standardseite oder einen anderen maximal zulässigen Betrag gemäß Abschnitt 24-72-205(5), C.R.S., für eine Kopie, einen Ausdruck oder ein Foto der öffentlichen Aufzeichnung, mit folgenden Ausnahmen:
   1. Es darf keine Gebühr pro Seite erhoben werden, wenn die öffentlichen Aufzeichnungen der PPRTA in digitalem oder elektronischem Format bereitgestellt werden;
   2. Wenn das Format von einer Standardseite abweicht, darf die Gebühr die tatsächlichen Kosten für die Bereitstellung der Kopie, des Ausdrucks oder des Fotos nicht überschreiten;
   3. Falls für die Erstellung einer Kopie der öffentlichen Aufzeichnungen zusätzliche Einrichtungen erforderlich sind, müssen die Kosten für die Nutzung dieser Einrichtungen von der anfragenden Person übernommen werden;
   4. Falls die öffentlichen Aufzeichnungen aus einer Computerausgabe stammen, die über eine einfache Textverarbeitung hinausgeht, kann die Gebühr für eine Kopie, einen Ausdruck oder ein Foto auf der Grundlage der tatsächlichen zusätzlichen Kosten für die Bereitstellung der elektronischen Dienste und Produkte sowie eines angemessenen Anteils der Kosten für den Aufbau und die Wartung des Informationssystems berechnet werden;
   5. Falls die PPRTA als Antwort auf eine spezifische Anfrage eine Datenmanipulation durchgeführt hat, um eine Aufzeichnung in einem nicht standardmäßig verwendeten Format zu erstellen, kann der anfragenden Person eine angemessene Gebühr in Rechnung gestellt werden. Diese Gebühr darf jedoch die tatsächlichen Kosten für die Datenmanipulation und die Erstellung der Aufzeichnung gemäß der Anfrage nicht überschreiten;
   6. Wenn die Gebühr für eine beglaubigte Kopie oder eine andere Kopie, einen Ausdruck oder ein Foto einer öffentlichen Aufzeichnung gesetzlich festgelegt ist, gilt diese spezielle Gebühr anstelle der hier aufgeführten Gebühren.
6. Übermittlungsgebühren. Zusätzlich zu den oben aufgeführten Gebühren kann der offizielle Verwalter oder dessen Beauftragter die Kosten für die Übermittlung einer beglaubigten Kopie oder einer anderen Kopie, eines Ausdrucks oder eines Fotos einer öffentlichen Aufzeichnung per Post der Vereinigten Staaten oder einem anderen nicht-elektronischen Zustelldienst in Rechnung stellen, wenn die anfragende Person dies wünscht. Es dürfen jedoch keine Übermittlungsgebühren für die Übermittlung einer öffentlichen Aufzeichnung per E-Mail erhoben werden.
7. Forschungs- und Abrufgebühren. Zusätzlich zu den oben aufgeführten Gebühren kann der offizielle Verwalter oder dessen Beauftragter gemäß Abschnitt 24-72-205(6), C.R.S., eine Forschungs- und Abrufgebühr in Höhe von 33,58 $ pro Stunde oder eine andere maximal zulässige Stundengebühr erheben, die von Zeit zu Zeit gemäß Abschnitt 24-72-205(6)(b), C.R.S., angepasst werden kann. Diese Gebühr deckt die Zeit ab, die von den Direktoren, Mitarbeitern, Beauftragten und Beratern der PPRTA für die Recherche, das Abrufen, Sammeln, Zusammenstellen, Vorbereiten, Redigieren, Bearbeiten und/oder anderweitige Erstellung von Aufzeichnungen aufgewendet wird, um auf eine Anfrage nach öffentlichen Aufzeichnungen zu reagieren. Allerdings darf diese Forschungs- und Abrufgebühr nicht für die erste Stunde der mit der Anfrage verbundenen Tätigkeiten erhoben werden, sondern nur für jede weitere angefangene Stunde.
8. Zahlung der Gebühren. Alle Gebühren im Zusammenhang mit der Bereitstellung öffentlicher Aufzeichnungen der PPRTA, die von der Person angefordert wurden, die diese öffentlichen Aufzeichnungen einsehen möchte, wie in den Absätzen 4 bis 7 oben aufgeführt, müssen von der PPRTA vor der Bereitstellung oder Einsichtnahme dieser öffentlichen Aufzeichnungen erhalten werden. Falls die PPRTA der Öffentlichkeit erlaubt, für andere von der PPRTA angebotene Dienstleistungen oder Produkte mit einer Kreditkarte oder einer anderen elektronischen Zahlungsmethode zu bezahlen, muss die PPRTA der Person, die Einsicht in die öffentlichen Aufzeichnungen beantragt, ebenfalls ermöglichen, alle Gebühren oder Anzahlungen im Zusammenhang mit dem Antrag auf öffentliche Aufzeichnungen per Kreditkarte oder einer anderen elektronischen Zahlungsmethode zu begleichen. Zusätzlich zu den in den Absätzen 4 bis 7 oben genannten Gebühren kann der Verwalter oder dessen Beauftragter auch eine Servicegebühr oder sonstige Gebühr erheben, die vom Anbieter der Kreditkartenzahlung oder der elektronischen Zahlungsmethode festgelegt wird.
9. In Kraft bis zur Änderung oder Aufhebung. Diese Regeln des offiziellen Verwalters bleiben in vollem Umfang in Kraft und wirksam, bis sie vom offiziellen Verwalter geändert oder aufgehoben werden, unabhängig von jeglichen Änderungen der Person, die als offizieller Verwalter der PPRTA tätig ist, oder der Bezeichnung dieser Funktion.
10. Aufhebung. Diese Regeln des offiziellen Verwalters ersetzen alle vorherigen Versionen von Regeln, Vorschriften, Praktiken und Richtlinien der PPRTA in Bezug auf die Einsichtnahme in öffentliche Aufzeichnungen.

EINGEFÜHRT, GENEHMIGT UND IN KRAFT GETRETEN am 2. Januar 2024.

/s/
Von: Rick Sonnenburg
Sekretär des PPRTA-Vorstands
Offizieller Verwahrer der öffentlichen Aufzeichnungen
Pikes Peak ländliche Verkehrsbehörde